عندما يتجاوز مشروع ERP موازنته أو جدوله الزمني، نادراً ما يكون البرنامج هو السبب. ففي الغالب تتوقف الشركة عن تولي التصميم أو البيانات أو الاختبار، فيبدأ تشغيل النظام دونها.
فيما يلي خمسة أخطاء تتكرر في تطبيقات قطاعي التصنيع والتجارة، وما يمكن للمسؤول المالي فعله حيال كل منها.
ما أكثر خمسة أخطاء شيوعاً في تطبيق أنظمة ERP؟
1. التعامل مع ERP كمشروع تقنية معلومات
يغيّر نظام ERP طريقة تسجيل التكاليف وتقييم المخزون وعرض الهوامش. فإذا ترك أصحاب العمل التصميم لشريك التطبيق، يبدأ تشغيل النظام دون أن تتحسن القرارات.
الوقاية: سمِّ مسؤولاً من الأعمال لكل عملية، ودوّن القرارات التي يجب أن يدعمها النظام، مثل رؤية النقد ودوران المخزون والهامش لكل منتج، وأبقِ لجنة توجيهية على مستوى الإدارة حتى ما بعد نهاية السنة المالية الأولى.
2. اختيار الشريك على أساس السعر
فريق الإعداد هو من يصنع النتيجة. والعرض الأقل سعراً مع فريق متغير يكلّف عادةً أكثر عند بدء التشغيل.
الوقاية: اطلب مراجع في قطاعك، وأسماء الاستشاريين ومدى تفرغهم، وطريقة تسعير طلبات التغيير.
3. التسرّع في البيانات الأساسية
غالباً ما يُصمَّم دليل الحسابات والأصناف وقوائم المواد والعملاء والموردون في الأسابيع الأخيرة، فتحدّ الهياكل الضعيفة من التقارير لسنوات.
الوقاية: اعتمد دليل الحسابات وهيكل التكاليف قبل الإعداد، وخصص لتنقية البيانات مسؤولاً وموعداً نهائياً.
4. اختبار المسارات المعتادة فقط
تختبر الفرق عملية بيع وشراء معتادة، وتغفل المرتجعات والإشعارات الدائنة والتسليم الجزئي والرسوم بين الشركات الشقيقة والاستثناءات الضريبية. واعتباراً من 2027، تضيف الفوترة الإلكترونية في الإمارات بيانات الفواتير المنظمة والفواتير المرفوضة إلى القائمة للأعمال الخاضعة للنظام.
الوقاية: أعدّ سيناريوهات الاختبار من معاملات السنة الماضية الفعلية، بما فيها الاستثناءات، واشترط اعتماد الإدارة المالية لإقفال شهري كامل في نظام الاختبار.
5. بدء التشغيل دون خطة دعم
تكشف أولى عمليات الإقفال بعد التشغيل الفجوات، ودون خطة يعود الموظفون إلى جداول البيانات.
الوقاية: اتفق على فترة دعم بعد التشغيل، وقائمة يومية بالمشكلات، وموعد ثابت لأول تقرير إداري كامل من النظام الجديد.
ما الذي يجب أن يتولاه المسؤول المالي؟
- دراسة الجدوى والقرارات التي يجب أن يدعمها النظام.
- دليل الحسابات ومنطق التكاليف وتصميم التقارير.
- اعتماد تنقية البيانات.
- اعتماد الاختبار، بما في ذلك إقفال شهري كامل.
- أول ثلاث عمليات إقفال بعد التشغيل.
كتبه محمد عمران، ACMA، استناداً إلى عمله في الإدارة المالية لشركات صناعية في الإمارات وباكستان، بما في ذلك تقارير نظام Oracle ERP.